Hubungan antara Informasi dan Proses Pengambilan Keputusan

Table of Contents

Jaringan Sibuk. Pada artikel TIK berikutnya ini, Admin akan mengulas mengenai Hubungan antara Informasi dan Proses Pengambilan Keputusan.

Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah yang dihadapi. 

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, berbagai alternatif keputusan dapat dibuat. 

Artinya keputusan tidak harus muncul dalam satu buah keputusan, namun dapat disusun beberapa buah sebagai alternatif keputusan. 

Alternatif pemecahan masalah tersebut dilengkapi dengan memberikan catatan pertimbangan, kalau pada Gambar 1 di bawah ditunjukkan oleh berbagai skenario. 

Gambar1: Hubungan pengambilan keputusan dan kebutuhan informasi

Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan tersebut selalu diperlukan data dan informasi, misalnya dari berbagai laporan, hasil pencarian atau dari hasil pengamatan, bahkan sering kali dari pengalaman seseorang atau kelompok orang.

Keputusan juga merupakan rangkaian tindakan yang perlu dilakukan dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan. 

Para ahli psikologi mengemukakan bahwa proses pengambilan keputusan merupakan bagian dari kegiatan otak manusia atau kognitif. 

Menurut Herbert A. Simon (Mcleod, 1995) proses pengambilan keputusan ada 2 jenis yaitu yang terprogram dan yang tidak terprogram. 

Yang terprogram bersifat berulang dan rutin, sedemikian suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tidak perlu diperlakukan sebagai sesuatu yang baru setiap kali terjadi. 

Sedangkan keputusan tidak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsisten. 

Tidak ada metode pasti untuk menangani masalah tersebut karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus. Konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram memerlukan teknik yang berbeda. 

Menurut Simon (Mcleod, 1995; Susanto, 2002), ada tiga tahap proses pengambilan keputusan, yaitu Kecerdasan (Inteligence), Perancangan (Design) dan Pemilihan (Choice).

Kecerdasan (Inteligence) 

Sebelum keputusan dibuat, pembuat keputusan harus menyadari perlunya membuat keputusan. 

Umumnya orang mengatakan bahwa ada dua alasan yang menjadi penyebab dilakukannya pengambilan keputusan, yaitu karena munculnya masalah dan menemukan adanya peluang. 

Munculnya masalah sering kali terjadi karena dalam proses kegiatan rutin terdapat sesuatu penyimpangan dari apa yang telah ditentukan, direncanakan atau diprediksi. 

Sedangkan yang dimaksud dengan menemukan peluang adalah kesempatan baru yang muncul dalam proses kegiatan rutin, misalnya kita menemukan beberapa peluang yang dapat meningkatkan tingkat kesejahteraan atau ditemukannya peluang untuk mengembangkan jenis usaha tertentu dari yang sudah ada. 

Dengan kata lain, kecerdasan ini berkaitan dengan kegiatan intelijen, yaitu kegiatan mengamati lingkungan dalam rangka mencari kondisi yang perlu diperbaiki atau yang memungkinkan memberikan peluang. 

Sebenarnya penyimpangan dan peluang tersebut dapat ditemukan apabila kita melakukan monitoring terhadap kegiatan yang dilakukan secara berkala.

Perancangan (Design) 

Dalam tahap perancangan, pengambil keputusan dilakukan dengan membuat beberapa alternatif pemecahan masalah, yang isinya terdiri dari beberapa tindakan yang harus dilaksanakan. 

Alternatif pemecahan masalah ini biasanya menggunakan teknik perancangan secara kuantitatif yang umum digunakan dalam ilmu manajemen dan analisis sistem. 

Setiap alternatif pemecahan masalah diuji berdasarkan kriteria sebagai berikut: 

• Apakah secara teknik dan teknologi memungkinkan untuk dilakukan? 

• Apakah bertentangan atau tidak dengan undang-undang atau kebiasaan umum? 

• Apakah ada masalah atau tidak dari sudut anggaran dan waktu? 

• Apa yang akan dihasilkan? 

• Apakah unit-unit organisasi akan terpengaruh atau tidak dengan alternatif yang akan dijalankan? 

Setiap alternatif solusi yang diberikan kemudian dievaluasi sehingga dapat memberikan kesempatan kepada pembuat keputusan untuk menilai baik buruknya setiap alternatif. 

Secara singkat, perancangan ini berkaitan dengan kegiatan merancang dan mengidentifikasi kondisi yang ada sehingga dapat menemukan, menganalisis dan mengembangkan berbagai alternatif tindakan yang memungkinkan.

Pemilihan (Choice) 

Pada tahap pemilihan, pengambil keputusan berhadapan dengan berbagai alternatif keputusan, namun tetap harus memilihi salah satu alternatif tersebut dan menjadikan keputusan formal dilakukannya suatu tindakan. 

Pemilihan tersebut tentunya tidak mudah karena harus mempertimbangkan apa yang harus dilakukan, di antaranya: 

• Banyak pilihan (Multi preference) dalam kebanyakan kasus. 

Apa yang dihasilkan tidak diukur dengan satu variabel atau satu dimensi, tetapi melalui beberapa variabel dan tidak semuanya dapat diperbandingkan. 

Misalnya ketersediaan anggaran dan kesejahteraan pegawai yang ingin ditingkatkan. 

• Ketidakpastian (Uncertainty)

Dalam beberapa kasus, apa yang dihasilkan bersifat tidak pasti dan kita harus menentukan kemungkinannya dengan berbagai hasil yang berbeda. 

• Konflik kepentingan (Conflicting Interest)

Keputusan yang diambil dalam suatu organisasi tentunya tidak sama. 

Perbedaan dapat dipengaruhi oleh kelompok atau individu, keahlian, tingkat pilihan, ambisi, dan pertimbangan yang berbeda. 

Sebelum pengambilan keputusan harus mempertimbangkan akibat dari sebuah keputusan. 

Oleh karena itu, dalam perencanaan kegiatan sebaiknya dilakukan analisis terhadap risiko.

• Pengendalian (Control)

Yang diperlukan dalam memilih adalah kemampuan untuk menjaga setiap keputusan yang dipilih. 

Pengambil keputusan harus menilai apakah informasi cukup untuk menindaklanjuti dan mengawasi rencana baru? 

Apakah cadangan cukup untuk menanggulangi kegagalan? atau apakah keputusan dapat diulang? 

• Tim Pembuat Keputusan

Dalam suatu organisasi, keputusan yang dibuat lebih banyak ditentukan oleh tim daripada oleh individu. 

Walaupun demikian, prinsip-prinsip pengambilan keputusan tetap harus dipertimbangkan oleh tim.

Hubungan antara Informasi dan Proses Pengambilan Keputusan?

Setelah kita mempunyai gambaran tentang proses pengambilan keputusan, maka yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana dukungan ketersediaan informasi dengan proses pengambilan keputusan dalam setiap tahapan proses. 

Jawaban atas pertanyaan tersebut menurut Siagian (2002) adalah sebagai berikut:

Informasi pada tahap kecerdasan

Pada tahap kecerdasan, informasi berfungsi untuk mendapatkan pengetahuan tentang apa yang terjadi di lingkungan sekitarnya. 

Pengetahuan dapat mendeteksi apakah ada masalah atau kesempatan. 

Informasi pada tahap ini harus teranalisis, terintegrasi dan terformat dengan baik. 

Informasi pada tahap perancangan

Pada tahap ini semua data yang relevan tersedia dan dapat diakses untuk dianalisis, misalnya menggunakan model statistik seperti regresi, analisis varian, atau hanya menggunakan metode deskriptif. 

Informasi pada tahap pemilihan 

Terdapat 3 (tiga) tipe informasi yang harus disajikan, yaitu sebagai berikut: 

• Berbagai pemecahan masalah yang disarankan 

• Berbagai skenario dan hasil yang akan diperoleh sebagai akibat dari tindakan yang dilakukan 

• Informasi timbal balik untuk memonitor implementasi atau pelaksanaan dan keputusan yang diambil. 

Demikianlah uraian konsep dasar tentang informasi dan bagaimana hubungannya dengan proses pengambilan keputusan. 

Karena keputusan harus diambil dengan cepat dan diperlukan data pendukung yang banyak, maka diperlukan adanya bantuan teknologi untuk mengelola informasi. 

Pengelolaan dilakukan dengan mengumpulkan, memvalidasi, mengentri, mengolah, menghitung dan menganalisis data. 

Ada satu istilah yang menyatakan “siapa yang menguasai informasi, maka dia akan menguasai dunia”. 

Itu artinya kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan akan sangat berpengaruh dalam era persaingan saat ini untuk semua bidang kegiatan manusia.

Semoga artikel tentang Hubungan antara Informasi dan Proses Pengambilan Keputusan dapat bermanfaat.

Terima Kasih.

Salam Literasi Digital.